Siloed Organization วัฒนธรรมองค์กรที่ควรกำจัด

การที่องค์กรมีผู้เชี่ยวชาญหลาย ๆ คนในแผนกหรือสถานที่ตั้งเดียวกันนั่น หากมองผิวเผินแล้วย่อมเป็นเรื่องดี เพราะเมื่อคนหนึ่งไม่รู้ ก็ย่อมมีคนอื่นที่รู้ ซึ่งหากเกิดปัญหา ย่อมสามารถหาทางแก้ไขได้ แต่หากผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นมองแต่เป้าหมายของตน ขาดการมองเป้าหมายองค์กรโดยรวม ย่อมก่อให้เกิดผลเสีย และลักษณะดังกล่าว ก็คือ Siloed Organization วัฒนธรรมองค์กรที่ต้องถูกกำจัด หากอยากให้องค์กรอยู่รอด

Silo (ไซโล) คืออะไร?

คำว่า Silo นั้น ในอุตสาหกรรมทางการเกษตร เขาใช้เรียกถังหรือสิ่งก่อสร้างขนาดใหญ่ ที่ทำด้วยวัสดุที่แข็งแรงทนทาน ภายในมีระบบกันชื้นและระบายอากาศ สำหรับเก็บผลิตผลทางการเกษตรไว้ชั่วคราวก่อนส่งออก ซึ่งมักจะจัดเรียงไว้ติด ๆ กัน แต่ไม่ได้เชื่อมถึงกัน

ซึ่งหากนำมาอธิบายในรูปแบบการทำงาน จึงหมายถึง การทำงานที่คนในองค์กรที่มุ่งให้ความสำคัญแต่งานของตัวเอง หรืองานของทีม แต่ไม่สนใจงานของฝ่ายอื่น ๆ ทำให้ขาดการสื่อสารและส่งต่อข้อมูลระหว่างทีม จนทำให้เกิดปัญหา และไม่สามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายโดยรวมได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่โลกเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

ไซโลนั้นสามารถเกิดได้ทุกที่ อาจจะไม่ใช่เกิดขึ้นในระดับแผนก ระดับฝ่ายอย่างเดียว แต่สามารถเกิดได้กับในระดับสถานที่ตั้ง หรือแม้กระทั่งในกลุ่มพนักงานใหม่ กับ พนักงานเก่า เป็นต้น

ลักษณะขององค์กรที่มีวัฒนธรรมหรือแนวคิดแบบไซโล

     – ทีมงานรู้เฉพาะงานในทีมของตัวเอง

     – ขาดการสื่อสารระหว่างทีม

     – ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความรู้ระหว่างทีม

     – เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างทีม

     – มองไม่เห็นภาพรวมหรือเป้าหมายขององค์กร

     – ขาดวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นหนึ่งเดียว

     – มีการแบ่งฟักแบ่งฝ่าย

     – ขาดการร่วมมือระหว่างหน่วยงาน

     – ไม่มีการทำงานข้ามแผนกหรือข้ามทีม

     – ไม่สามารถสร้างนวัตกรรมหรือสิ่งใหม่ ๆ ให้แก่องค์กรได้

จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าวัฒนธรรมองค์กรแบบไซโลนั้น มีข้อเสียค่อนข้างมาก และยังเป็นจุดอ่อนที่ทำให้องค์กรก้าวไปข้างหน้า เพื่อต่อสู่กับคู่แข่งขันค่อนข้างยาก การกำจัดไซโลจึงเป็นสิ่งที่ควรกระทำ และจะทำให้องค์กรได้ประโยชน์มากขึ้นในหลาย ๆ ด้าน เช่น

ประโยชน์ที่จะได้จากการกำจัดแนวคิดแบบไซโลในองค์กร

1. ช่วยเพิ่มผลผลิต จากการปรับปรุงช่องทางการไหลของข้อมูล จะทำให้แต่ละทีมสามารถรับรู้ข้อมูลได้ง่าย รวดเร็วและมากยิ่งขึ้น ทำให้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้รวดเร็วและมากยิ่งขึ้น

2. เมื่อมีการเผยแพร่ข้อมูลในทุกแผนก พนักงานจะไม่รู้สึกว่าต้องปกป้องบางสิ่งอีกต่อไป ทำให้เกิดความโปร่งใสในกระบวนการ พนักงานจะยินดีแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็นมากขึ้น อันจะนำไปสู่การสร้างให้เกิดนวัตกรรมและกระบวนการใหม่ ๆ

3. เมื่อพนักงานมีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมงานมากขึ้น ย่อมทำให้องค์กรเข้มแข็งกลมเกลียว ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน นำสู่การทำงานที่บรรลุเป้าหมายในที่สุด

4. เมื่อผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในแต่ละด้านร่วมมือกันในการทำงาน ย่อมก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีเกินคาด

3 วิธีในการกำจัดแนวคิดแบบไซโลในองค์กร

1.   ปรับวิสัยทัศน์และพันธกิจให้สอดคล้องกับเป้าหมายร่วมกัน รวมทั้งสื่อสารให้พนักงานเข้าใจ

หลายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดเล็ก อาจจะไม่มีวิสัยทัศน์และพันธกิจที่ชัดเจน รวมทั้งไม่มีการสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้และเข้าใจร่วมกัน เมื่อองค์กรขาดการภาพที่ชัดเจน ย่อมทำให้พนักงานไม่มีจุดร่วมหรือเป้าหมายในการปฏิบัติงาน  จึงอาจทำให้คิดว่าทำแค่หน้าที่ของตนเองให้ดีที่สุดก็พอ ดังนั้นการทำให้พวกเขาเข้าใจว่าตัวเองมีความสำคัญต่อภาพรวมขององค์กรอย่างไร และองค์กรมีเป้าหมายอย่างไร มีภารกิจและแนวทางในการดำเนินงานอย่างไร จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้พนักงานเกิดความเข้าใจและมีแนวทางในการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ชัดเจน เห็นถึงเป้าหมายที่จะต้องร่วมกันก้าวไปให้ถึง  ซึ่งการขาดทีมงานหรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งอาจทำให้ภารกิจไม่สำเร็จก็เป็นได้

2. สร้างให้เกิดการมีส่วนร่วม รวมทั้งส่งเสริมให้เกิดการแบ่งปันข้อมูล ความรู้ และพัฒนาการสื่อสารระหว่างทีม

การส่งเสริมให้เกิดการแบ่งปันข้อมูล ความรู้นั้น อาจจะไม่ใช่แค่การจัดหาเครื่องมือหรือช่องทางในการสื่อสารที่สะดวก รวดเร็ว หรือช่องทางในการแชร์ข้อมูล ความรู้ร่วมกันเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงการสนับสนุนให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อการแบ่งปันความรู้ และเกิดการสื่อสารและการมีส่วนร่วมระหว่างทีมมากขึ้น เช่น การจัดกิจกรรมหรือโครงการต่าง ๆ โดยผสมผสานคณะทำงานจากแต่ละทีมหรือแต่ละหน่วยงานเข้าด้วยกัน เพื่อสร้างการมีส่วนร่วม ความสัมพันธ์ระหว่างทีม และเกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตลอดจนทดลองการทำงานร่วมกัน โดยอาจมีการสร้างแรงจูงใจ เช่น ของรางวัล เพื่อกระตุ้นให้เกิดความสนุกและความยินดีที่จะทำกิจกรรมร่วมกัน ซึ่งนอกจากจะช่วยให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมแล้ว ยังเป็นการส่งเสริมให้พนักงานได้เรียนรู้ในมุมมองที่แตกต่างอีกด้วย

3. ส่งเสริมให้เกิดการแสดงความคิดเห็น หรือ Feedback เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การแสดงความคิดเห็น หรือ การ feedback เพื่อสะท้อนผลการทำงานนั้น เป็นกระบวนการหนึ่งที่ทุกองค์กรควรจะมี เพราะจะช่วยให้พนักงานสามารถปรับปรุง พัฒนา หรือแก้ไขการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมทั้งยังสามารถทำให้เกิดไอเดียและนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้อีกด้วย ซึ่งในการแสดงความคิดเห็น หรือการ Feedback นั้น อาจจะไม่ได้มาจากภายในทีมเท่านั้น แต่ยังสามารถมาจากทีมงานอื่น ๆ ซึ่งจะมีมุมมองที่แตกต่างและหลากหลายมากขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม การ Feedback ควรทำอย่างสร้างสรรค์ และให้สอดคล้องกับเป้าหมายและแนวทางการดำเนินงานขององค์กรเป็นหลัก เพราะจะทำให้พนักงานมีแนวทางที่ชัดเจนและสามารถก้าวไปในเส้นทางเดียวกันได้ทั้งองค์กร

การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่หากองค์กรใดมีวัฒนธรรมองค์กรแบบไซโลแล้ว ถือว่าจำเป็นอย่างยิ่ง ผู้บริหารจึงควรเห็นความสำคัญ และเป็นผู้เริ่มต้น เพราะหากผู้นำไม่ทำแล้ว ทีมงานก็คงจะไม่ทำตาม

Fast Mini MBA for New Manager in the Age of VUCA รุ่นที่ 3  (Certificate Program)

หลักสูตรเร่งรัดด้านการบริหารธุรกิจ สำหรับหัวหน้างาน ผู้จัดการ ผู้บริหารมือใหม่ และผู้ประกอบการ ที่จะช่วยให้องค์กรสู้กลับโลกยุค VUCA โดยศูนย์เชี่ยวชาญการตลาดแห่งภูมิภาคเอเชีย คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

60 ชม. คุ้มค่า เร่งรัด รวดเร็ว กับ 20 วิชาที่ครอบคลุมด้านการบริหารจัดการ โดย 20 จากนักธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่าง ๆ

อบรมเฉพาะวันเสาร์ 9.00 – 16.00 น. เริ่ม 3 กันยายน – 19 พฤศจิกายน 2565

——————————

สมัครหรือสอบถามรายละเอียดที่

E-mail: [email protected]

Facebook: Fast Mini MBA

Line: @fastminimba

หรือโทร. 090-276-9104